Abläufe und Zugriffe im Dokusystem prüfen

Prüfen Sie Geschäftsfalltypen, Zuständigkeiten, Vorlagen und Versandwege.

Benötigte Rolle: Administration gemeinsam mit den fachlichen Ablaufverantwortlichen.

Diese Checkliste beschreibt die betriebliche Grundlage. Öffnen Sie Admin-Modus über Ihr Kontomenü, sofern Ihr Zugang diese Funktion anbietet. Der Mitarbeiter-Modus dient weiterhin der normalen Fallbearbeitung. Die verfügbaren Werte und Rechte hängen von Ihrer Installation ab.

Bereiche und Abläufe

Prüfen Sie Bereiche, Geschäftsfalltypen und Workflowtypen.
Prüfen Sie die vorgesehenen Aktionen, ihre Reihenfolge und die zuständigen Personen oder Gruppen.
Klären Sie Zugriffe auf Fälle, Aktionen und Informationen. Die Zuständigkeit für eine Genehmigung ist gesondert zu prüfen.
Prüfen Sie Fristen und die eingerichteten Warnschwellen.

Dateien und Korrespondenz

Dokumentieren Sie erlaubte Dateiformate, Größenlimits und den vorgesehenen Ablageweg.
Prüfen Sie Dokumentvorlagen, Empfängerdaten und PDF-Vorschau.
Prüfen Sie den Versandweg in einer geeigneten Testumgebung mit fiktiven Daten und isoliertem Testversand.
Halten Sie fest, welche Versand- oder Empfangsrückmeldung der eingerichtete Weg tatsächlich liefert.

Abschluss und Korrektur

Klären Sie die Voraussetzungen und Rechte für den Abschluss und die Archivierung.
Dokumentieren Sie den berechtigten Weg für eine Korrektur oder Wiederöffnung.
Halten Sie Aufbewahrungs- und Löschvorgaben Ihrer Einrichtung getrennt fest.
Wenn Budget- oder Beschaffungsabläufe eingerichtet sind, stimmen Sie die zugehörigen externen Prüfungen mit den fachlich zuständigen Personen ab.

Ergebnis prüfen

Die vorgesehenen Personen können ihre Arbeitsschritte ausführen und einen abgeschlossenen Fall wiederfinden. Dokumentieren Sie den unterstützten Anwendungsstand, Abweichungen und den örtlichen Kontakt für Hilfe.

Weiter: Geschäftsfall anlegen, Zugang und Hilfe.

Zu den Verwaltungsbereichen

Aufgabe	Artikel
Fallbestand prüfen	Geschäftsfälle
Fachliche Einordnung und Dokumentvorlagen	Falltypen & Vorlagen, Bereiche
Reihenfolge und Zuständigkeiten	Workflows & Aktionen
Identitäten und Gruppen	Nutzer, Benutzergruppen
Ausgabe und technische Diagnose	Dokumentlayouts, History, GF Prüfung, E-Mail-Test

Prüfen Sie einen fachlichen Freigabeschritt mit dem vorgesehenen normalen Nutzerzugang. Ein globales Administrationskonto ist kein ausreichender Nachweis für die Rechte der späteren bearbeitenden Person.