Dokusystem: Geschäftsfall, Aktion und Frist
Unterscheiden Sie den Vorgang, seine Arbeitsschritte und die Übermittlung.
| Begriff | Bedeutung für Ihre Arbeit |
|---|---|
| Geschäftsfall | Zusammengehöriger Vorgang mit Referenz, Unterlagen und Ablauf |
| Workflowtyp | Eingerichteter Ablaufrahmen, beispielsweise Korrespondenz |
| Geschäftsfalltyp | Fachliche Einordnung innerhalb eines Bereichs |
| Aktion | Einzelner Arbeitsschritt mit Zuständigkeit und gegebenenfalls Frist |
| Aktuell | Jetzt anstehender Schritt im Entscheidungsweg |
| Geplant | Später anstehender, noch nicht aktueller Schritt |
| Informierte | Für vorgesehene Informationen ausgewählte Personen; keine pauschale Aktionszuständigkeit |
| Input-Dokument | Eingegangene Hauptunterlage |
| Dateianhang | Ergänzende Unterlage im Fall |
| Output-Dokument | Vorbereitete Antwortfassung mit Empfänger und gegebenenfalls Anlagen |
| Versendete Dokumente | Im Fall dokumentierte übermittelte Fassungen |
| Archiviert | Archivzustand eines Falls; Aufbewahrungsregeln gesondert klären |
Aktion und Entscheidung
Abschnitt betitelt „Aktion und Entscheidung“Die aktuelle Aktion ist der anstehende Schritt. Bearbeitung abgeschlossen erledigt die entsprechende Arbeit. Genehmigung erteilen und Genehmigung ablehnen sind Entscheidungen. Jetzt übermitteln löst die vorgesehene Übermittlung aus. Ein Kommentar ersetzt keine dieser Handlungen.
Fristen
Abschnitt betitelt „Fristen“Fall und Aktionen können Fristen haben. Prüfen Sie Datum und Uhrzeit. Fristhinweise können farblich hervorgehoben sein. Verwenden Sie nicht allein die Farbe: Prüfen Sie den angegebenen Zeitpunkt und den aktuellen Zustand. Welche Schwellen Ihre Einrichtung verwendet, muss bestätigt werden.
Archiv und Wiederherstellung
Abschnitt betitelt „Archiv und Wiederherstellung“Prüfen Sie vor Archivierung den fachlichen Abschluss. Wiederherstellung und Änderungen an archivierten Fällen hängen von den vorgesehenen Rechten ab. Für die Rücknahme einer Archivierung wenden Sie sich an die zuständige Administration. Die fachlichen Aufbewahrungs- und Löschvorgaben werden durch diese Anleitung nicht festgelegt.
Drei Vorlagenebenen
Abschnitt betitelt „Drei Vorlagenebenen“Der Workflow beschreibt den Ablauf. Der Geschäftsfalltyp ordnet den Vorgang fachlich einem Bereich zu und kann Dokumentvorlagen haben. Das Dokumentlayout bestimmt allgemeine Kopf- und Fußbereiche. Prüfen Sie diese Ebenen getrennt, wenn eine Antwortvorlage fehlt oder falsch dargestellt wird.
Suche und Archiv
Abschnitt betitelt „Suche und Archiv“Die Suche verwendet Titel, ID, Beschreibung und Schlagwörter und kann aktive und archivierte Fälle finden. Das Archiv ist der Aufbewahrungskontext eines Falls; es ist keine Löschung. Weder eine Suchanzeige noch ein Archiveintrag belegt für sich allein den erfolgreichen Versand oder den Empfang einer Antwort.