Archiv

Das Archiv hält archivierte Geschäftsfälle für die weitere Einsicht bereit. Es ist eine eigene Ansicht und kein anderer Name für Löschen. Prüfen Sie den fachlichen Abschluss, bevor Sie einen aktiven Fall archivieren.

Archivierte Fälle finden

Öffnen Sie Archiv. Die Liste Archivierte Geschäftsfälle lässt sich nach Titel, ID, Rolle, Typ, Datum und Frist sortieren. Bei mehreren Seiten wählen Sie die passende Seite oder Anzahl. Öffnen Sie den Fall und vergleichen Sie seine ID.

Prüfen Sie die Entscheidungen, erforderlichen Aktionen, übermittelten Fassungen und Unterlagen im Fall. Eine fehlende Aufgabe in der aktiven Liste belegt noch nicht, dass sie erfolgreich erledigt wurde.

Aktiv, archiviert und abgebrochen unterscheiden

Ein abgebrochener Vorgang ist fachlich anders zu bewerten als ein erfolgreich abgeschlossener. Kontrollieren Sie den angezeigten Zustand und die dokumentierte Entscheidung. Die Archivfunktion allein bestätigt keine unveränderliche Ablage und keine bestimmte Aufbewahrungsfrist.

Für eine Korrektur oder Wiederöffnung wenden Sie sich an die zuständige Administration. Ein Folgefall behandelt einen neuen verbundenen Vorgang; er ersetzt nicht die Änderung des ursprünglichen Falls.

Einen Geschäftsfall abschließen und archivieren

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Fallverantwortung mit Archivierungsrecht.

Alle erforderlichen Aktionen, Entscheidungen und Übermittlungen sind erledigt oder nach dem örtlichen Verfahren abschließend behandelt.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Fall und gleichen Sie die Referenz ab.

2. Prüfen Sie jede erforderliche Aktion und ihren Zustand. Prüfen Sie bei Korrespondenz auch die versendeten Dokumente.

3. Klären Sie offene oder abgelehnte Schritte und fehlende Unterlagen. Archivieren Sie nicht allein, um eine offene Aufgabe aus der Arbeitsliste zu entfernen.

4. Wenn der Fall abgeschlossen werden darf, wählen Sie Weitere Aktionen und Geschäftsfall archivieren.

5. Prüfen Sie Archiviert und öffnen Sie anschließend Archiv.

6. Finden Sie den gleichen Fall anhand seiner Referenz wieder und prüfen Sie die abrufbaren Unterlagen.

Ergebnis prüfen

Der abgeschlossene Fall ist im Archiv wieder auffindbar. Die Archivfunktion allein bestätigt keine unveränderliche Speicherung oder bestimmte Aufbewahrungsfrist. Ein abgebrochener Vorgang ist fachlich von einem erfolgreich abgeschlossenen zu unterscheiden.

Wenn der Ablauf abweicht

Für Korrekturen oder eine Wiederöffnung wenden Sie sich an die örtlich zuständige Administration.

Weiterarbeiten

Geschäftsfall wiederfinden.