Neuer Fall
Erfassen Sie den Eingang mit passendem Bereich, Ablauf und nachvollziehbaren Unterlagen.
Legen Sie einen neuen Geschäftsfall an, wenn ein neuer zusammengehöriger Vorgang beginnt. Eine zusätzliche Datei oder eine weitere Aktion eines vorhandenen Vorgangs gehört meist in dessen bestehenden Fall.
Die Auswahl vorbereiten
Abschnitt betitelt „Die Auswahl vorbereiten“| Auswahl | Bedeutung |
|---|---|
| Workflowtyp wählen | Ablaufrahmen, etwa Korrespondenz, Dokumentation oder Beschaffung. |
| Bereich wählen | Fachlich zuständiger Bereich. |
| Geschäftsfalltyp wählen | Fachliche Einordnung, deren verfügbare Werte nach der Bereichswahl geladen werden. |
Diese Angaben sind nicht austauschbar. Wählen Sie den für Ihre Einrichtung freigegebenen Ablauf. Ein sichtbarer allgemeiner Typ ist kein Ersatz für einen fehlenden passenden Typ.
Eingang, Information und Verantwortung erfassen
Abschnitt betitelt „Eingang, Information und Verantwortung erfassen“Ein aussagekräftiger Titel benennt den Vorgang, die Beschreibung erklärt Anlass und erwartetes Ergebnis. Das Input-Dokument ist die Hauptunterlage des Eingangs; Dateianhänge ergänzen sie. Informierte auswählen legt Informationsbeteiligte fest, die Aktion selbst hat ihre eigene Zuständigkeit.
ID wird automatisch generiert bedeutet, dass Sie die Fall-ID nach dem Erstellen prüfen. Halten Sie diese Referenz für Übergaben fest. Prüfen Sie auch die vorhandenen Aktionen; die Auswahl eines Workflowtyps allein bestätigt noch nicht, dass alle Verantwortlichen und Fristen passend sind.
Einen Geschäftsfall anlegen
Abschnitt betitelt „Einen Geschäftsfall anlegen“Voraussetzungen
Abschnitt betitelt „Voraussetzungen“Benötigte Rolle: Fallbearbeitung mit Anlegerecht.
Bereich, Geschäftsfalltyp und Workflowtyp Ihrer Einrichtung sind bekannt. Eingangsunterlagen und notwendige Frist sind vorbereitet.
Vorgehen
Abschnitt betitelt „Vorgehen“-
Öffnen Sie Neuer Fall und geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein.
-
Wählen Sie Workflowtyp wählen, Bereich wählen und den dazu passenden Geschäftsfalltyp wählen. Warten Sie nach der Bereichswahl, bis die Geschäftsfalltypen geladen sind. Die verfügbaren Werte hängen von Ihrer Einrichtung ab.
-
Ergänzen Sie Beschreibung, bei Bedarf Schlagworte (mit Komma getrennt) und Informierte auswählen. Informierte sind nicht automatisch für jede Aktion verantwortlich.
-
Wählen Sie Keine Frist oder Frist einstellen entsprechend dem Vorgang. Prüfen Sie Datum und Uhrzeit; das Anlegeformular verlangt für eine neue Frist einen zukünftigen Zeitpunkt.
-
Fügen Sie das eingegangene Dokument unter Input-Dokument: und weitere Unterlagen unter Dateianhänge: hinzu.
-
Wählen Sie Erstellen. Prüfen Sie Titel, Fallreferenz, Bereich, Frist, Dateien und vorhandene Aktionen im angelegten Fall.
Ergebnis prüfen
Abschnitt betitelt „Ergebnis prüfen“Ein neuer Geschäftsfall mit nachvollziehbarer Referenz ist vorhanden. Sein konkreter Ablauf und seine Verantwortlichkeiten wurden geprüft.
Wenn der Ablauf abweicht
Abschnitt betitelt „Wenn der Ablauf abweicht“Wenn der Fall nach einer unklaren Meldung bereits vorhanden ist, legen Sie ihn nicht noch einmal an. Ein fehlender Geschäftsfalltyp kann an der Bereichsauswahl, dem Nachladen oder der Einrichtung liegen. Das Formular ist noch kein gespeicherter Fall. Nach einer unklaren Rückmeldung suchen Sie zuerst nach Titel und Referenz.