Suche

Die Suche hilft, einen Vorgang unabhängig von der aktuellen Arbeitsliste wiederzufinden. Verwenden Sie möglichst die Fall-ID. Bei einer neuen Anfrage prüfen Sie zuerst, ob schon ein passender Fall vorhanden ist.

Suchbegriff und Typ wählen

Öffnen Sie Suche. Geschäftsfälle durchsuchen sucht in Titel, ID, Beschreibung und Schlagwörtern. Mit Nach Geschäftsfalltyp filtern grenzen Sie die Treffer ein. Wählen Sie Alle Typen, wenn die fachliche Einordnung noch nicht sicher ist.

Geben Sie die Fallreferenz oder einen aussagekräftigen Titelteil ein und wählen Sie Suchen. Die Suche ist keine bestätigte Volltextsuche in angehängten Dateien; ein Begriff, der nur in einem PDF steht, muss deshalb keinen Treffer liefern.

Einen Treffer beurteilen

Die Treffer zeigen Titel, ID, Typ, Datum und gegebenenfalls Frist. Aktiv und Archiviert unterscheiden den Zustand. Vergleichen Sie ID, Bereich und Unterlagen im geöffneten Fall, bevor Sie weiterarbeiten.

Bei fehlenden Treffern prüfen Sie Schreibweise und Typfilter. Lassen Sie anschließend den Zugriff prüfen. Ein fehlender Treffer beweist keine Löschung und ist kein Grund, den Vorgang sofort neu anzulegen.

Einen Geschäftsfall wiederfinden

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Person mit Zugriff auf den Geschäftsfall.

Sie kennen möglichst die Fallreferenz, den Titel oder den ungefähren Zeitraum. Zugriff und Suchumfang hängen von Ihrer Rolle ab.

Vorgehen

1. Öffnen Sie Meine Fälle für Ihre aktiven Vorgänge oder Archiv für archivierte Vorgänge.

2. Verwenden Sie bei Bedarf Suche mit der Fallreferenz oder einem aussagekräftigen Titelteil. Das Suchfeld Geschäftsfälle durchsuchen berücksichtigt Titel, ID, Beschreibung und Schlagwörter. Verwenden Sie Nach Geschäftsfalltyp filtern oder Alle Typen und wählen Sie Suchen.

3. Öffnen Sie den passenden Treffer und vergleichen Sie Referenz, Titel, Bereich und Zeitangaben.

4. Prüfen Sie die benötigte Aktion, Entscheidung oder Datei im Fall. Öffnen Sie die konkrete Datei, wenn Sie ihren Inhalt benötigen.

Ergebnis prüfen

Sie haben denselben Vorgang wiedergefunden und den benötigten Inhalt geprüft. Ein ähnlicher Titel allein identifiziert keinen Fall eindeutig. Die Treffer können aktive und archivierte Fälle enthalten; prüfen Sie die jeweilige Statusanzeige. Die Suche ist kein bestätigter Dateivolltext- oder OCR-Suchweg.

Wenn der Ablauf abweicht

Wenn der Fall fehlt, prüfen Sie aktiven Bereich und Archiv. Lassen Sie danach den Zugriff prüfen; ein fehlender Treffer beweist keine Löschung.

Weiterarbeiten

Begriffe und Zustände nachschlagen.