Eine Anfrage von der Erfassung bis zum Archiv bearbeiten

Zuständigkeiten und Vorbereitung

Die Fallbearbeitung erfasst die Anfrage und organisiert die Arbeitsschritte. Die zuständige Person genehmigt oder lehnt ab. Die Antwortbearbeitung erstellt und übermittelt die Antwort. Die Fallverantwortung prüft den Abschluss und archiviert den Vorgang.

Bearbeiten Sie die Abschnitte Ihrer Zuständigkeit mit Ihrem persönlichen Zugang. Eine Übergabe erfolgt über den Geschäftsfall und seine Aktionen. Verwenden Sie dieselbe Fallreferenz, wenn Sie sich mit anderen Beteiligten abstimmen.

Diese Anleitung beschreibt einen eingerichteten Korrespondenzablauf. Bereich, Geschäftsfalltyp, Vorlagen, Fristen und erforderliche Genehmigungen legt Ihre Einrichtung fest.

1. Die Anfrage als Geschäftsfall erfassen

Zuständig: Fallbearbeitung mit Anlegerecht.

1. Öffnen Sie Neuer Fall und geben Sie unter Titel eine aussagekräftige Bezeichnung der Anfrage ein.
2. Wählen Sie unter Workflowtyp wählen den vorgesehenen Korrespondenzablauf. Wählen Sie Bereich wählen und den passenden Geschäftsfalltyp wählen.
3. Ergänzen Sie Beschreibung, erforderliche Frist und bei Bedarf Schlagworte (mit Komma getrennt). Prüfen Sie unter Informierte auswählen, wer informiert werden soll.
4. Fügen Sie die eingegangene Hauptunterlage als Input-Dokument: und ergänzende Unterlagen als Dateianhänge: hinzu.
5. Wählen Sie Erstellen. Prüfen Sie Titel, Fallreferenz und gespeicherte Dateien.

Die Anfrage ist unter einer nachvollziehbaren Referenz erfasst.

2. Aktionen und Zuständigkeiten festlegen

Zuständig: Fallbearbeitung mit Aktionsbearbeitungsrecht.

1. Prüfen Sie die vorhandenen Aktionen, ihre Reihenfolge und den mit Aktuell markierten Schritt. Geplant bezeichnet die späteren Schritte.
2. Ergänzen oder ändern Sie die erforderlichen Zuständigkeiten und Fristen nach Aktionen und Zuständigkeiten festlegen.
3. Prüfen Sie die Unterlagen und halten Sie das Bearbeitungsergebnis im Fall fest.
4. Wählen Sie Bearbeitung abgeschlossen erst, wenn die aktuelle Bearbeitung erledigt ist. Prüfen Sie die nächste aktuelle Aktion.

Die zuständige genehmigende Person übernimmt die Genehmigungsaktion. Informierte Personen sind nicht automatisch für diese Aktion zuständig.

3. Die Genehmigung bearbeiten

Zuständig: Person oder Gruppe der aktuellen Genehmigungsaktion.

1. Öffnen Sie den gleichen Fall aus Meine Fälle oder Wartet auf Dich. Vergleichen Sie die Fallreferenz.
2. Prüfen Sie Anfrage, Dateien, Bearbeitungsergebnis und aktuelle Genehmigungsaktion.
3. Halten Sie notwendige Gründe und Bedingungen nach dem Verfahren Ihrer Einrichtung fest.
4. Wählen Sie Genehmigung erteilen oder Genehmigung ablehnen nach der fachlichen Entscheidung.
5. Prüfen Sie den erreichten Zustand und die nächste aktuelle Aktion.

Bei Ablehnung klären Sie den weiteren Ablauf. Bereiten Sie keine Antwort vor, die den abgelehnten Vorgang als genehmigt darstellt.

4. Die Antwort vorbereiten

Zuständig: Antwortbearbeitung mit Dokument- und Empfängerrecht.

1. Öffnen Sie Output-Dokument hinzufügen. Wählen Sie unter Dokumentvorlage wählen die freigegebene Vorlage und anschließend Weiter.
2. Prüfen Sie Betreff, Dateiname, Output-Text, E-Mail-Text und die Anlagen. Die Antwort muss die dokumentierte Entscheidung und ihre Bedingungen wiedergeben.
3. Wählen Sie Output-Dokument speichern.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf + Neuer Empfänger. Prüfen Sie Name / Firma, Adressdaten und E-Mail. Wählen Sie Empfänger speichern.
5. Öffnen Sie die PDF-Vorschau und prüfen Sie Inhalt, Empfänger und Anlagen. Ein zugeordneter Empfänger kann Voraussetzung für die Vorschau sein.

Der Output-Text bildet die fachliche Antwort im Dokument; der E-Mail-Text begleitet den Versand. Prüfen Sie beide Fassungen und die ausgewählten Anlagen. Die Antwort ist vorbereitet und geprüft. Sie ist dadurch noch nicht übermittelt.

5. Die Antwort übermitteln

Zuständig: Person der aktuellen Übermittlungsaktion.

1. Prüfen Sie, dass die Übermittlung aktuell ist und die vorausgehenden Schritte erledigt sind.
2. Prüfen Sie nochmals die Antwort und den Empfänger. Jetzt übermitteln kann den tatsächlichen Versand auslösen.
3. Wählen Sie Jetzt übermitteln.
4. Prüfen Sie die erledigte Aktion und den Eintrag unter Versendete Dokumente.

Eine im Fall dokumentierte Übermittlung belegt für sich allein keinen Empfang durch die Empfängerin oder den Empfänger. Bei unklarem Versandzustand prüfen Sie den Versandweg, bevor Sie erneut übermitteln.

6. Den Fall abschließen und archivieren

Zuständig: Fallverantwortung mit Archivierungsrecht.

1. Prüfen Sie die erforderlichen Aktionen, Entscheidungen, Unterlagen und übermittelten Dokumente.
2. Klären Sie verbleibende offene Schritte nach dem Verfahren Ihrer Einrichtung.
3. Wählen Sie Weitere Aktionen und Geschäftsfall archivieren, wenn der Fall abgeschlossen werden darf.
4. Prüfen Sie Archiviert. Öffnen Sie Archiv und finden Sie den Fall anhand seiner Referenz wieder.

Weiter: Genehmigung bearbeiten, Antwort vorbereiten, Hilfe bei Abweichungen.