Buchungen

Hier bereitet der Buchungsservice einen konkreten Besuch vor. Die Liste zeigt, wer welches Angebot wann gebucht hat, den Zahlungszustand und die zugeteilten Personen. Bearbeiten öffnet den Auftrag mit seinen Buchungspositionen.

Beginnen Sie mit der richtigen Datumsauswahl. Eine Buchung kann heute eingehen und einen Besuch im nächsten Monat betreffen. Diese beiden Daten haben eigene Filter.

Zugang und Zuständigkeit

Öffnen Sie Buchungen → Buchungen. Die Bearbeitung setzt die dafür vorgesehenen Rechte voraus.

Angaben verstehen

Auswahl	Was sie beantwortet
Nach Rundgangsdatum	Welche Besuche finden im gewählten Zeitraum statt?
Nach Buchungsdatum	Welche Buchungen sind im gewählten Zeitraum eingegangen?
Typ	Welche Art von Besuch suchen Sie, etwa Gruppenticket oder Einzelticket?
Status	Welche Bearbeitungs- oder Zahlungszustände werden einbezogen? Alle außer Storniert blendet stornierte Positionen aus.
Listenansicht	Welche Kundschaft, Teilnehmendenzahl, Zuteilung und welcher Status gehören zum Besuch?
Kalenderansicht	Welche Besuche liegen zeitlich nebeneinander?
Buchung anlegen	Öffnet die Buchungsstrecke für die Bearbeitung durch den Buchungsservice.

Zusammenhänge und Besonderheiten

Wird an der Kasse bezahlt beschreibt einen noch vorgesehenen Zahlungsweg. An der Kasse bezahlt und Bereits bezahlt beschreiben einen anderen Stand. Vergleichen Sie den Status mit den vorhandenen Zahlungs- und Rechnungsangaben.

Im Auftrag gehören Teilnehmendenzahlen und Gruppenkommentare zur jeweiligen Buchung. Sprache, Raumphasen und Personal betreffen die Durchführung am Termin. Bei einem gemeinsam genutzten Termin können weitere Buchungen betroffen sein.

Der Kundenkommentar ist auch für die Vermittlung sichtbar. Der Interne Kommentar ist laut Formular nur für den Buchungsservice sichtbar. Verwenden Sie den Kundenkommentar für Hinweise, die die zugeteilte Person vor dem Besuch braucht.

Bei Stornieren nicht möglich zeigt die Buchung gegebenenfalls Zum Stornieren erst Zuweisungen entfernen. Klären Sie die Personalzuteilung, bevor Sie den passenden Stornoumfang bestätigen.

Eine Buchung finden und prüfen

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Buchungsservice.

Sie benötigen internen Zugriff und Datum, Angebot sowie eine Auftrags- oder Buchungsreferenz.

Vorgehen

1. Öffnen Sie Buchungen → Buchungen. Wählen Sie den Zeitraum.
2. Für die Vorbereitung eines Besuchs wählen Sie Nach Rundgangsdatum. Für die Suche nach einem Bestelleingang wählen Sie Nach Buchungsdatum.
3. Geben Sie die bekannte Kundschaft oder Suchangabe ein. Prüfen Sie Typ und Status. Für ein Storno wählen Sie einen Statusfilter, der stornierte Positionen einschließt.
4. Vergleichen Sie Angebot, Besuchstag und Uhrzeit in der Trefferzeile. Wählen Sie Bearbeiten.
5. Prüfen Sie jede betroffene Position des Auftrags. Gleichen Sie Teilnehmende, Sprache, Alterskategorie und Kommentare mit den vereinbarten Angaben ab.
6. Kontrollieren Sie die Raumphasen und Ressourcen. Vergleichen Sie die Zuteilung mit dem Personalbedarf.
7. Lesen Sie Zahlungsart und Zahlungszustand getrennt. Prüfen Sie die vorhandenen Bestätigungen oder Rechnungen für genau diesen Auftrag.

Ergebnis prüfen

Sie haben den konkreten Datensatz identifiziert und wissen, ob vor der Durchführung noch Angaben geklärt werden müssen.

Wenn der Ablauf abweicht

Wenn die Liste leer bleibt, prüfen Sie zuerst die Datumsart, danach Zeitraum, Suchtext und Status. Ein heute eingegangener Auftrag für einen späteren Besuch fehlt in der heutigen Besuchsauswahl.

Bei mehreren ähnlichen Treffern vergleichen Sie Kundschaft, Angebot und Zeitfenster. Öffnen Sie die Buchung, bevor Sie eine Änderung ausführen.

Auftragsumfang und Zustände

Ein Auftrag kann mehrere Positionen enthalten. Prüfen Sie bei einer Bearbeitung jede betroffene Buchung und die gemeinsamen Einstellungen ihres Termins. Ein Warenkorbeintrag ist noch kein abgeschlossener Auftrag. Nutzen Sie die vorhandenen Tabellenfilter zusätzlich zum Zeitraum und vergleichen Sie die Referenz bei ähnlichen Treffern.

Weiterarbeiten

Räume und Ressourcen prüfen.

Eine Buchung für Kundschaft anlegen

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Buchungsservice mit Buchungsrecht.

Sie kennen Angebot, Datum, Sprache, Gruppengröße und die zuständige Kontaktperson.

Vorgehen

1. Öffnen Sie Buchungen → Buchungen und wählen Sie Buchung anlegen.

2. Suchen Sie das passende Angebot mit Datum, Sprache und Teilnehmendenzahl. Prüfen Sie den konkreten Termin und legen Sie die gewünschte Position in den Warenkorb.

3. Wählen Sie Weiter. Suchen und wählen Sie die vorhandene Kundschaft. Wenn kein passender Datensatz existiert, erfassen Sie die verlangten Angaben und wählen Sie Anlegen.

4. Prüfen Sie Gruppen- und Organisationsangaben für jede Position. Nutzen Sie Auswahl aufheben, wenn die falsche Kundschaft gewählt wurde.

5. Prüfen Sie die Zusammenfassung, den zulässigen Zahlungsweg und die Bedingungen. Schließen Sie die interne Buchung mit Buchen ab.

6. Prüfen Sie Buchung erfolgreich! und öffnen Sie Buchungen bearbeiten, um Auftrag und einzelne Positionen zu kontrollieren.

Ergebnis prüfen

Der Auftrag gehört zur richtigen Kundschaft und enthält die vereinbarten Termine und Gruppenangaben.

Wenn der Ablauf abweicht

Ein gespeicherter Kundendatensatz schließt die Buchung nicht ab. Wenn die Bestätigung fehlt, prüfen Sie den Auftrag vor einem erneuten Abschluss.

Weiterarbeiten

• Buchungen verstehen
• Kundendaten pflegen

Teilnehmende und Kommentare ändern

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Buchungsservice mit Bearbeitungsrecht.

Sie haben die Änderung mit der Gruppe geklärt. Prüfen Sie die angezeigte Sichtbarkeit eines Kommentarbereichs, bevor Sie Informationen eintragen.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den passenden Auftrag über Bearbeiten und gleichen Sie die Buchungsdaten ab.

2. Passen Sie die Teilnehmendenzahl an. Wenn Preisgruppen angezeigt werden, unterscheiden Sie Teilnehmer Vollpreis, Teilnehmer Ermäßigt und Teilnehmer Gratis entsprechend dem Angebot.

3. Vergleichen Sie den angezeigten Preis nach der Änderung. Klären Sie Auswirkungen auf Zahlung und Rechnung nach dem örtlichen Verfahren.

4. Verwenden Sie Kundenkommentar (sichtbar auch für Vermittler*innen) nur für Hinweise, die die Durchführung erreichen sollen. Interner Kommentar (nur für Buchungsservice sichtbar) bezeichnet den internen Bereich in der beschriebenen Oberfläche.

5. Prüfen Sie bei Sprache, Alterskategorie, Räumen und Ressourcen mögliche Auswirkungen auf andere Buchungen am selben Termin.

6. Wählen Sie Speichern und öffnen Sie den Datensatz erneut zur Kontrolle.

Ergebnis prüfen

Teilnehmendenzahl und Kommentare entsprechen der vereinbarten Änderung. Ihre Einrichtung hat gegebenenfalls Folgeaufgaben zur Zahlung geklärt.

Wenn der Ablauf abweicht

Wenn die angezeigte Sichtbarkeit abweicht, verwenden Sie keinen vermuteten privaten Kommentarbereich. Vermeiden Sie unnötige persönliche oder sensible Angaben.

Weiterarbeiten

Buchung erneut prüfen.

Sprache und Termineinstellungen ändern

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Buchungsservice mit Bearbeitungsrecht.

Die Änderung ist mit der Gruppe und der zuständigen Koordination geklärt.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Auftrag über Bearbeiten und gleichen Sie Referenz, Angebot und Termin ab.

2. Prüfen Sie weitere Buchungen am selben Termin. Gemeinsame Einstellungen können diese Buchungen ebenfalls betreffen.

3. Ändern Sie die benötigte Sprache oder Alterskategorie in der betreffenden Buchung. Prüfen Sie die angezeigten Hinweise zur gemeinsamen Verwendung.

4. Prüfen Sie Reservierte Räume und Reservierte Ressourcen. Vergleichen Sie Zeitphasen und vorhandene Zuteilungen mit der Änderung.

5. Wählen Sie Speichern und öffnen Sie den Auftrag erneut. Prüfen Sie anschließend den Termin in Vermittlung → Zuteilung.

Ergebnis prüfen

Buchung, gemeinsame Durchführung und Personalbedarf passen zur vereinbarten Änderung.

Wenn der Ablauf abweicht

Diese Anleitung beschreibt die angezeigten Termineinstellungen. Sie bietet keine pauschale Datumsverschiebung. Wenn ein Wechsel des Datums erforderlich ist, klären Sie den passenden Buchungsablauf mit dem Buchungsservice.

Weiterarbeiten

• Räume und Ressourcen des Besuchs prüfen

Bestätigungen und Rechnungen bearbeiten

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Buchungsservice mit Dokumentzugriff.

Sie haben den richtigen Auftrag und die Empfängeradresse geprüft.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Auftrag über Bearbeiten.

2. Wählen Sie Buchungsbestätigung und vergleichen Sie die enthaltenen Positionen und Kontaktdaten.

3. Prüfen Sie Rechnung am Auftrag oder die Rechnungen an einer Buchung. Unterscheiden Sie Rechnungsdokument und Buchungsbestätigung.

4. Wenn die Bestätigung erneut versandt werden soll, wählen Sie Buchungsbestätigung mailen. Prüfen Sie die im Dialog genannte Adresse und bestätigen Sie mit Senden.

5. Prüfen Sie die Rückmeldung. Bei einer Versandstörung klären Sie den Versand mit der zuständigen Stelle, bevor Sie wiederholt senden.

Ergebnis prüfen

Sie haben das passende Dokument geprüft und einen beabsichtigten erneuten Versand nachvollzogen.

Wenn der Ablauf abweicht

Ein PDF oder die Anzeige einer Zahlungsart bestätigt keinen Zahlungseingang. Die Versandaktion stößt einen E-Mail-Versand an; die tatsächliche Zustellung muss bei einer Störung gesondert geprüft werden.

Weiterarbeiten

• Rechnungsarchiv

Eine Stornoanfrage bearbeiten

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Buchungsservice mit Stornierungsrecht.

Die Referenz und der Umfang der gewünschten Stornierung sind bekannt.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den passenden Auftrag und vergleichen Sie die Anfrage mit den enthaltenen Buchungen.

2. Prüfen Sie, welche Positionen bereits storniert sind und welche noch durchgeführt werden sollen.

3. Klären Sie die örtlichen Bedingungen und die gewünschte finanzielle Behandlung.

4. Prüfen Sie Zuteilungen am betroffenen Termin. Falls das Storno blockiert ist, stimmen Sie das Aufheben mit der Vermittlungskoordination ab.

5. Führen Sie die freigegebene Aktion nach Eine Stornierung prüfen und bearbeiten aus. Prüfen Sie anschließend Dokumente und erforderliche finanzielle Folgeaufgaben.

Ergebnis prüfen

Die Anfrage ist dem richtigen Auftrag und den richtigen Positionen zugeordnet. Eine freigegebene Stornierung wird separat ausgeführt.

Wenn der Ablauf abweicht

Eine Kundenanfrage und die Rückmeldung über ihren Eingang sind noch kein Storno. Eine bloße Anfrage ändert keine Zusage für eine Rückerstattung.

Weiterarbeiten

• Eine Stornierung prüfen und bearbeiten

Eine Stornierung prüfen und bearbeiten

Voraussetzungen

Benötigte Rolle: Buchungsservice mit Stornierungsrecht.

Anfrage, Bedingungen und finanzielle Folgebehandlung sind geklärt. Sie kennen den genauen Umfang: eine Buchung, ausgewählte Positionen oder der gesamte Auftrag.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den passenden Auftrag über Bearbeiten und prüfen Sie Referenz, Positionen und bereits ausgeführte Stornos.
2. Prüfen Sie die Zuteilungen der betroffenen Termine. Wenn Zum Stornieren erst Zuweisungen entfernen oder Stornieren nicht möglich erscheint, stimmen Sie das Aufheben mit der Vermittlungskoordination ab.
3. Wählen Sie den vorgesehenen Umfang. Die Aktion an einer Position betrifft eine Buchung. Die Aktionen oben am Auftrag können alle oder ausgewählte Buchungen betreffen. Markieren Sie für eine Auswahl die richtigen Positionen.
4. Prüfen Sie die angebotene finanzielle Variante: Kostenlos stornieren, Kostenpflichtig stornieren oder Stornieren. Bei mehreren Positionen nennt die Aktion ihren Umfang ausdrücklich.
5. Lesen Sie den Bestätigungsdialog und prüfen Sie Umfang sowie Rückerstattungsangabe. Bestätigen Sie nur die freigegebene Aktion.
6. Laden Sie den Auftrag erneut. Prüfen Sie die stornierten Positionen, vorhandene Stornobestätigungen und die erforderliche finanzielle Nachbearbeitung.
7. Prüfen Sie die Folgen für Räume, Ressourcen und Zuteilungen. Bei einer eingerichteten Systemverbindung wird ein betroffener Dienst zusätzlich kontrolliert.

Ergebnis prüfen

Nur die vorgesehenen Positionen sind storniert. Buchungszustand, Dokumente und finanzielle Bearbeitung wurden getrennt geprüft.

Wenn der Ablauf abweicht

Eine Stornoanfrage ist noch kein Storno. Welche Stornoaktionen angeboten werden, hängt unter anderem vom Zustand und Zahlungsweg des Auftrags ab.

Bei einer Rückerstattungsfehlermeldung prüfen Sie zuerst den gespeicherten Buchungs- und Zahlungsstand. Eine Rückerstattung ist vom Zahlungsanbieter und der Einrichtung abhängig. Eine automatische Rückerstattung ist nicht für jeden Zahlungsweg bestätigt.

Wenn keine Position ausgewählt ist, kann die Auswahlaktion nicht ausgeführt werden. Prüfen Sie vor einem erneuten Versuch, welche Buchungen bereits bearbeitet wurden.

Weiterarbeiten

• Eine Zuteilung aufheben
• Buchungsdokumente prüfen