Einen Gruppenbesuch vorbereiten
Folgen Sie den Übergaben von der Buchung bis zur besetzten Durchführung.
Voraussetzungen
Abschnitt betitelt „Voraussetzungen“Die Einrichtung hat Angebot, Standort, Öffnungszeiten und benötigte Räume eingerichtet. Jede beteiligte Person verwendet ihren eigenen Zugang und bearbeitet ihre Aufgabe.
Die Gruppe bucht
Abschnitt betitelt „Die Gruppe bucht“Die organisierende Person wählt Angebot, Termin, Sprache und Gruppengröße. Sie prüft Kontaktangaben, Bedingungen und Zahlungsweg und schließt die Buchung ab. Der Buchungsservice kann alternativ für neue oder bestehende Kundschaft buchen.
Die nächste Rolle erhält Referenz und konkreten Termin. Ein offener Warenkorb ist noch kein abgeschlossener Auftrag.
Der Buchungsservice prüft den Besuch
Abschnitt betitelt „Der Buchungsservice prüft den Besuch“Die zuständige Bearbeitung öffnet Buchungen → Buchungen. Für die Besuchsvorbereitung filtert sie nach dem Besuchsdatum, nicht nach dem Bestelleingang. Sie öffnet Bearbeiten beim passenden Auftrag und prüft die enthaltenen Positionen.
Für jede Gruppe müssen Teilnehmende, Sprache, Alterskategorie und benötigte Hinweise stimmen. Ein Hinweis im Kundenkommentar ist auch für die Vermittlung sichtbar. Hinweise nur für den Buchungsservice gehören in den internen Kommentar.
Die Bearbeitung vergleicht die konkreten Raumphasen und Ressourcen mit dem Programm. Ein Vor- und Nachgespräch kann zwei getrennte Räume benötigen, obwohl es nur eine Buchung ist. Eine Zahlungsart an der Kasse muss von einem bestätigten Zahlungseingang unterschieden werden.
- Buchung finden und prüfen
- Teilnehmende und Kommentare ändern
- Räume und Ressourcen des Besuchs prüfen
Die Koordination erhält den richtigen Termin mit Angebot, Sprache und fachlichen Anforderungen. Eine erneute Buchung ist für diese Übergabe nicht erforderlich.
Die Koordination besetzt den Termin
Abschnitt betitelt „Die Koordination besetzt den Termin“Die Koordination prüft Anforderungen, verfügbare Personen und bestehende Konflikte. Sie trifft die Auswahl und prüft die gespeicherte Zuteilung. Einen eingegangenen Wunsch behandelt sie als Rückmeldung zur Auswahl.
Bei einer eingerichteten Verbindung prüft die zuständige Planung den zugehörigen Dienst zusätzlich.
Die zugeteilte Person bereitet den Einsatz vor
Abschnitt betitelt „Die zugeteilte Person bereitet den Einsatz vor“Die Person prüft Termin, Gruppe, Räume, Ressourcen und Hinweise im Dienstplan des Buchungssystems. Sie klärt Unstimmigkeiten vor der Durchführung mit der Koordination.
Die zuständige Bearbeitung prüft die Leistung
Abschnitt betitelt „Die zuständige Bearbeitung prüft die Leistung“Nach der Durchführung werden tatsächliche Zeiten, Teilnehmende und erforderliche Abweichungen geprüft. Die monatliche Abrechnung verwendet den passenden Zeitraum und die gültigen Grundlagen.
Wenn sich der Besuch ändert
Abschnitt betitelt „Wenn sich der Besuch ändert“Die bearbeitende Person prüft Umfang und Folgen der Änderung. Ein Kundenwunsch ist noch kein Storno. Änderungen an gemeinsamen Einstellungen und Zuteilungen benötigen eine abgestimmte Übergabe.